Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy chuyển đổi số

TUẤN VỸ thực hiện• 04/08/2023 08:01

Hiện nay, doanh nghiệp vẫn còn chậm trễ trong việc thay đổi, đôi khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thay đổi từ hệ thống và quy trình truyền thống sang việc sử dụng công nghệ số.

>>Vì sao chuyển đổi số ở doanh nghiệp nhà nước chưa như kỳ vọng?

TS. Quách Ngọc Long – Nhà sáng lập và Tổng Giám đốc Workit.vn.

Trao đổi với Diễn Đàn Doanh Nghiệp, TS. Quách Ngọc Long – Nhà sáng lập và Tổng Giám đốc Workit.vn cho rằng hiện nay doanh nghiệp vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong thực hiện chuyển đổi số và cần có thêm nhiều sự thay đổi.

- Thưa ông, là một người sáng tạo và hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số (CĐS), ông nhận thấy rằng lợi ích của CĐS với cộng đồng doanh nghiệp ra sao?

Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng không thể phủ nhận trong thế giới kinh doanh hiện đại và đang góp phần quan trọng vào sự phát triển của công đồng doanh nghiệp. Theo tôi những lợi ích nổi bật nhất CĐS mang lại cho doanh nghiệp hiện nay bao gồm tăng cường hiệu suất làm việc - CĐS giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Với sự trợ giúp của công nghệ cho phép tự động hóa các công việc lặp lại và tối ưu hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Thứ hai là tăng cường khả năng tương tác và giao tiếp. CĐS cung cấp các công cụ và nền tảng để doanh nghiệp tương tác và giao tiếp hiệu quả với nhân viên, đối tác và khách hàng. Các công nghệ như email, video họp trực tuyến, ứng dụng tin nhắn nhanh giúp thu nhỏ khoảng cách về không gian và thời gian, mang lại sự linh hoạt và tiện ích trong việc giao tiếp.

Thứ ba, nâng cao khả năng quản lý và phân tích dữ liệu. CĐS giúp doanh nghiệp quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn, phép tổ chức và lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức, từ đó giúp quản lý và truy xuất thông tin một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, công nghệ cũng cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường và hoạt động kinh doanh của mình.

Thứ tư, tăng cường an ninh và bảo mật thông tin. CĐS đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin của doanh nghiệp. Công nghệ giúp xác định và ngăn chặn các mối đe dọa an ninh, đồng thời hỗ trợ trong việc tạo ra các biện pháp bảo mật thông tin hiệu quả nhờ sự phân quyền cho từng cá nhân cũng như phòng ban.

Thứ năm là giảm chi phí hoạt động. CĐS giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động. Từ việc giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm năng lượng, tối ưu hóa quy trình làm việc, đến việc giảm thiểu nhân lực cần thiết, công nghệ chuyển đổi số mang lại những lợi ích về chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra việc thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp còn đem lại rất nhiều lợi ích đi kèm. CĐS không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tăng cường khả năng tương tác, mà còn mang lại nhiều cơ hội mới và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể đạt được sự cạnh tranh và thành công bền vững trong thời đại số.

- Tuy nhiên, việc để bắt đầu và hoàn thiện một quá trình chuyển đổi là không hề đơn giản và rất khác nhau, thưa ông?

Thời gian, quy trình và nguồn kinh phí cho quá trình chuyển đổi số của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, sau đây tôi sẽ chia sẻ một số nhận định cá nhân về các yếu tố này dựa trên những trải nghiệm tư vấn mà tôi đã thực hiện cho các doanh nghiệp.

Hiện nay, vẫn còn nhiều

Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng không thể phủ nhận trong thế giới kinh doanh hiện đại và đang góp phần quan trọng vào sự phát triển của công đồng doanh nghiệp.

Về thời gian: quá trình chuyển đổi số không phải là một công việc đơn giản và có thể tốn rất nhiều thời gian. Thời gian cần thiết phụ thuộc vào sự phức tạp của hệ thống hiện tại, quy mô của doanh nghiệp và khả năng triển khai công nghệ mới. Thông thường, quá trình chuyển đổi có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm.

Đối với quy trình: quy trình chuyển đổi số bao gồm các bước như phân tích nhu cầu và mục tiêu, lập kế hoạch, triển khai công nghệ, kiểm tra và đánh giá. Quy trình này có thể bao gồm các giai đoạn như đánh giá hiện trạng, lựa chọn và triển khai phần mềm, huấn luyện nhân viên và điều chỉnh quy trình làm việc.

Hoạch định nguồn kinh phí là bắt buộc, đầu tư cho quá trình chuyển đổi số là một yếu tố tối quan trọng. Nguồn kinh phí cần thiết phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, phạm vi và sự phức tạp của dự án, cũng như các yếu tố khác như lựa chọn công nghệ và quy mô triển khai. Doanh nghiệp cần xác định nguồn kinh phí từ các nguồn tài chính nội bộ hoặc có thể xem xét các nguồn tài trợ bên ngoài.

Quan trọng nhất, quá trình chuyển đổi số là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ doanh nghiệp. Để có kết quả tốt nhất, doanh nghiệp nên xác định mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết, đưa ra phương pháp triển khai phù hợp và cung cấp nguồn lực cần thiết để đảm bảo thành công trong việc chuyển đổi số.

- Dù lợi ích là rõ ràng nhưng theo quan sát hiện nay doanh nghiệp vẫn đang gặp những khó khăn, vướng mắc trong quá trình chuyển đổi. Vậy đứng ở góc nhìn của nhà sáng tạo, ông nhận thấy doanh nghiệp đang gặp những khó khăn nào và nguyên nhân xuất phát từ đâu?

Trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thách thức khác nhau với mỗi mô hình vận hành của từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung tôi thấy các doanh nghiệp đều đang gặp phải những khó khăn cụ thể.

Đầu tiên là thiếu nhận thức và sự hiểu biết, một số doanh nghiệp chưa thực sự nhận ra giá trị và lợi ích của chuyển đổi số. Họ có thể không hiểu rõ về công nghệ mới, không biết cách áp dụng vào hoạt động kinh doanh và chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc thích nghi với xu hướng số hóa.

Thứ hai là sự chậm trễ trong việc thay đổi, đôi khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thay đổi từ hệ thống và quy trình truyền thống sang việc sử dụng công nghệ số. Việc thay đổi có thể gây bối rối và tạo ra sự không thoải mái trong tổ chức, và nhiều người trong công ty có thể gặp khó khăn trong việc chấp nhận và thích nghi với thay đổi.

Thứ ba là thiếu nguồn lực và đầu tư, chuyển đổi số đòi hỏi sự đầu tư về cả nguồn lực, thời gian và tiền bạc. Một số doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tài trợ cho dự án chuyển đổi số hoặc không đủ nguồn lực để triển khai công nghệ mới và huấn luyện nhân viên.

Thứ tư là thay đổi văn hóa tổ chức, chuyển đổi số yêu cầu sự thay đổi về tư duy và văn hóa trong tổ chức. Nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc thay đổi quan niệm, thói quen và cách thức làm việc truyền thống để hòa nhập với môi trường số hóa.

Thứ năm là bảo mật và an ninh thông tin, một vấn đề quan trọng trong quá trình chuyển đổi số là bảo mật và an ninh thông tin. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ có các biện pháp bảo mật thích hợp để bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa mạng và tấn công.

Để vượt qua những khó khăn này, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như tăng cường nhận thức và đào tạo, đầu tư vào công nghệ và nguồn lực, thay đổi văn hóa tổ chức và tạo ra môi trường ủng hộ chuyển đổi số.

- Vậy để câu chuyện chuyển đổi số thực sự lan tỏa trong doanh nghiệp, ông chia sẻ về những đề xuất, giải pháp để doanh nghiệp có thể vận dụng thực hiện?

Vâng, để câu chuyện chuyển đổi số lan tỏa tới tất cả doanh nghiệp Việt, tôi xin chia sẻ một số đề xuất và giải pháp để doanh nghiệp có thể vận dụng và thực hiện như tạo ra một chiến lược chuyển đổi số. Ở đây, doanh nghiệp cần phát triển một chiến lược rõ ràng và chi tiết về chuyển đổi số. Chiến lược này nên xác định mục tiêu, kế hoạch hành động và các bước cụ thể để triển khai công nghệ số trong tổ chức.

Đồng thời, doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ phù hợp, cần tìm hiểu và đánh giá các công nghệ phù hợp với nhu cầu và quy mô của họ. Đầu tư vào các công nghệ như hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ đối tác (PRM) và các ứng dụng di động có thể giúp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình công việc.

Doanh nghiệp cần phát triển một chiến lược rõ ràng và chi tiết về chuyển đổi số, có mục tiêu, định hướng rõ ràng.

Thúc đẩy sự tham gia và đổi mới từ nhân viên, doanh nghiệp nên khuyến khích sự tham gia và đổi mới từ nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp đào tạo và huấn luyện về công nghệ số, tạo ra môi trường khuyến khích sáng tạo và đề cao ý kiến đóng góp từ nhân viên.

Xây dựng đội ngũ kỹ thuật chuyên gia, tuỳ vào quy mô mà doanh nghiệp nên xây dựng và phát triển một đội ngũ kỹ thuật chuyên gia có kiến thức và kỹ năng về công nghệ số. Đội ngũ này sẽ giúp hỗ trợ triển khai, quản lý và bảo trì các hệ thống công nghệ trong doanh nghiệp.

Tạo ra một môi trường thích hợp cho chuyển đổi số, doanh nghiệp nên tạo ra một môi trường hỗ trợ chuyển đổi số. Điều này bao gồm việc xây dựng một văn hóa ủng hộ sự thay đổi, thúc đẩy việc chia sẻ thông tin và kiến thức, và tạo ra cơ hội để nhân viên được tham gia vào các dự án chuyển đổi số.

Thiết lập các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả của chuyển đổi số. Điều này giúp doanh nghiệp hình dung được sự thay đổi giữa trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp cũng như theo dõi tiến độ, đo lường hiệu quả và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Những đề xuất và giải pháp trên có thể giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả nhằm tạo ra lợi ích to lớn trong quá trình quản trị và phát triển kinh doanh.

- Ông chia sẻ thêm về những hữu ích, giải pháp của Workit để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các quy trình, sử dụng trong quản lý, quản trị?

Workit là giải pháp chuyên nghiệp để thực hiện các quy trình quản lý và quản trị doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Workit là một sản phẩm phần mềm đột phá được tạo ra để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thực hiện các quy trình quản lý và quản trị một cách dễ dàng và hiệu quả.

Với sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và cách tiếp cận chuyên nghiệp, Workit đã trở thành một công cụ đáng tin cậy cho các doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất và hiệu suất làm việc của mình.

Một số lợi ích và giải pháp mà Workit cung cấp để giúp doanh nghiệp quản lý và quản trị tốt hơn như quản lý công việc - Workit cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng để quản lý các công việc và dự án. Người dùng có thể tạo ra danh sách công việc, gán người chịu trách nhiệm và đặt hạn chế thời gian để đảm bảo tiến độ được tuân thủ.

Theo dõi tiến độ - Workit cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ của các công việc và dự án. Người dùng có thể theo dõi thời gian đã dành cho mỗi công việc, xem tiến độ hoàn thành và đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm.

Quản lý tài liệu - Workit cho phép người dùng lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến dự án. Tài liệu có thể được tải lên, chia sẻ và tổ chức, phân quyền trong các thư mục để dễ dàng truy cập và tìm kiếm.

Tương tác và giao tiếp - Workit cung cấp các công cụ để tương tác và giao tiếp với nhóm làm việc. Người dùng có thể gửi tin nhắn, chia sẻ thông tin và thảo luận với nhau trực tiếp trên nền tảng Workit, giúp tăng cường sự hiểu biết và sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.

Báo cáo và phân tích - Workit cung cấp các công cụ để tạo và xuất báo cáo về tiến độ công việc và hiệu suất làm việc. Người dùng có thể theo dõi các chỉ số quan trọng, nhận thông báo về các chỉ số không đạt yêu cầu và tìm hiểu về các xu hướng và mô hình làm việc.

Tích hợp và mở rộng - Workit có thể tích hợp với các công cụ quản lý dự án và quản lý tác vụ khác, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường tính linh hoạt. Ngoài ra, Workit cũng cung cấp các giao diện lập trình ứng dụng (API) để cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu của mình.

Xin cảm ơn ông!