Tối ưu thuế cho doanh nghiệp

Diễn đàn Doanh nghiệp đã có cuộc trao đổi với Bà Nguyễn Thanh Huyền, CPA, CFA, Chuyên gia tư vấn Khách hàng doanh nghiệp - FIDT, thành viên CFA và CPA Australia, về vấn đề này.

- Năm 2025, ngành thuế đã và đang có những bước chuyển đổi mạnh mẽ, từ cơ chế thuế đến hoạt động thanh kiểm tra thuế. Nói riêng về thanh kiểm tra thuế năm nay, bà có nhận định gì về xu hướng này?

Nếu để chọn từ khóa cho mảng thuế năm 2025 dưới góc nhìn một chuyên gia tư vấn thuế độc lập, tôi sẽ chọn “minh bạch” và “khơi thông”.

Qua phân tích các điểm mới của các quy định hiện hành về thuế, dễ thấy mục tiêu đổi mới ngành thuế không chỉ nhằm gia tăng thu ngân sách mà còn chuyển hướng rõ rệt sang thúc đẩy minh bạch hóa hoạt động của doanh nghiệp, tạo lập môi trường cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng, qua đó khuyến khích và bảo vệ các doanh nghiệp làm đúng, làm chuẩn.

Hoạt động thanh kiểm tra thuế cũng đang được tái cấu trúc theo hướng giảm áp lực cho doanh nghiệp. Việc áp dụng bộ tiêu chí phân tích rủi ro, khai thác dữ liệu lớn (big data) và phối hợp thông tin đa ngành (thuế – hải quan – ngân hàng – BHXH) đã giúp hoạt động thanh kiểm tra trở nên có trọng điểm hơn, tập trung vào doanh nghiệp có biến động bất thường về tỷ suất lợi nhuận, có mức lợi nhuận thấp hơn trung bình ngành, hoặc có dấu hiệu chưa minh bạch trong giao dịch liên kết.

Một điểm mới đáng chú ý là quy trình thanh kiểm tra đang dịch chuyển: bước chuẩn bị và phân tích dữ liệu trước khi kiểm tra được chú trọng hơn, thay vì tập trung vào hoạt động thanh tra trụ sở như trước. Doanh nghiệp thường sẽ nhận yêu cầu cung cấp thông tin trước; cơ quan thuế đã khoanh vùng sẵn các chỉ tiêu cần làm rõ. Điều này giúp ngành thuế tối ưu nguồn lực, đồng thời doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, song cũng đặt ra áp lực lớn nếu hệ thống quản trị chưa đủ sẵn sàng.

- Về phía doanh nghiệp, theo bà, sự sẵn sàng hiện ở mức độ nào, đặc biệt với các ngành đang được tập trung thanh, kiểm tra?

Theo quan sát của chúng tôi, mức độ sẵn sàng giữa các doanh nghiệp hiện rất khác nhau, tùy thuộc quy mô, ngành nghề và năng lực quản trị thuế nội bộ.

Đối với các doanh nghiệp lớn, đặc biệt những ngành nghề thuộc diện cơ quan thuế tập trung như bất động sản, xây dựng, ngân hàng, chứng khoán,… phần lớn đã nâng cấp hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ, thậm chí thiết lập bộ phận chuyên trách quản trị rủi ro thuế để chủ động ứng phó với thanh, kiểm tra.

Ngược lại, ở nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa mà chúng tôi tiếp cận, đặc biệt là doanh nghiệp ở quy mô gia đình, mức độ sẵn sàng vẫn còn hạn chế.

- Trong quá trình thanh, kiểm tra, đâu là những rủi ro mà doanh nghiệp thường gặp và làm sao để quản trị hiệu quả, thưa bà?

Chúng tôi nhận thấy, các rủi ro phổ biến thường chia thành 4 nhóm chính:

Thứ nhất là rủi ro từ doanh thu: Ghi nhận không đúng thời điểm, không xuất hóa đơn với khoản thu tiền mặt, bỏ sót doanh thu từ lãi, thanh lý tài sản.

Thứ hai là rủi ro từ chi phí: Đưa vào chi phí các khoản không đủ điều kiện. Đặc biệt lưu ý khoản hoa hồng, thưởng, chi phí thuê tài sản không rõ sở hữu.

Thứ ba là rủi ro thuế GTGT: Khấu trừ thuế GTGT với hóa đơn ngoài kỳ, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, hoặc thanh toán chưa đủ điều kiện không dùng tiền mặt (>5 triệu).

Cuối cùng là rủi ro giao dịch liên kết, thể hiện ở việc doanh nghiệp không lập hồ sơ giao dịch liên kết, hoặc hồ sơ thiếu phân tích so sánh giá thị trường.

Để giảm thiểu rủi ro thuế, tôi cho rằng doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ thuế từ Ban Giám đốc đến Kế toán trưởng, lập danh sách kiểm tra hồ sơ định kỳ, tập huấn chính sách thuế mới cho toàn đội ngũ, chủ động tham vấn chuyên gia hoặc cơ quan thuế đối với các giao dịch phức tạp.

- Vậy để các hoạt động thanh, kiểm tra thông suốt, loại trừ rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì, thưa bà?

Công tác chuẩn bị cho thanh, kiểm tra thuế nên tập trung vào 3 nhóm công việc chính:

Thứ nhất, rà soát và chuẩn hóa hồ sơ chứng từ: Đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ cả về nội dung, hình thức, thanh toán (tuân thủ quy định mới hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng); hạch toán đúng kỳ, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ; thường xuyên kiểm tra danh sách đối tác, giảm thiểu rủi ro sử dụng hóa đơn của đơn vị bỏ trốn.

Thứ hai, chủ động đối chiếu dữ liệu: Đối soát tờ khai GTGT, thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thu nhập cá nhân (TNCN) với sổ sách, báo cáo tài chính; phân tích tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ chi phí/doanh thu, so sánh với trung bình ngành để kịp thời nhận diện bất thường, chuẩn bị giải trình phù hợp.

Thứ ba, chuẩn bị hồ sơ giải trình: Thiết lập bộ hồ sơ nội bộ cho các khoản chi phí lớn, chi phí dễ bị nghi ngờ (tiếp khách, quảng cáo, hoa hồng). Với giao dịch liên kết, hoàn thiện hồ sơ xác định giá chuyển nhượng theo quy định, đảm bảo đủ căn cứ biện minh bản chất kinh tế.

Cuối cùng là xây dựng văn hóa tuân thủ thuế toàn diện, không chỉ trong phòng kế toán mà còn thực hiện xuyên suốt đến các bộ phận mua hàng, bán hàng, nhân sự.

- Xin bà cho biết đâu là những vấn đề cần lưu ý để tối ưu thuế cho doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh hiện nay?

Theo tôi, có 5 điểm then chốt mà doanh nghiệp cần quan tâm:

Thứ nhất, tận dụng tối đa khấu trừ thuế GTGT đầu vào, lưu giữ hợp đồng, phiếu giao nhận, thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch >5 triệu. Nếu ủy quyền cho các cá nhân chi trả các chi phí dưới 5 triệu phải có các quy định nội bộ phù hợp và có cơ chế để đảm bảo điều kiện không quá hạn mức đủ điều kiện khấu trừ.

Thứ hai, khai thác ưu đãi thuế TNDN cho doanh nghiệp công nghệ cao, nông nghiệp công nghệ cao, đầu tư vào địa bàn ưu đãi; chủ động tính toán để đáp ứng điều kiện ưu đãi.

Thứ ba, quản lý chặt chi phí được trừ, đảm bảo hợp lệ – hợp lý – hợp pháp, có quy chế tài chính nội bộ để xác định các ngưỡng phù hợp.

Thứ tư, giám sát giao dịch liên kết, tuân thủ nguyên tắc giá thị trường, kiểm soát tỷ lệ vốn vay/vốn chủ sở hữu để cân đối chi phí lãi vay nằm trong hạn mức đủ điều kiện khấu trừ khi tính thuế.

Thứ năm, tối ưu thuế TNCN, bảo hiểm xã hội cho người lao động, thiết kế gói phúc lợi hợp lý trong cơ cấu thu nhập chi trả cho người lao động để tối ưu thuế cho cả doanh nghiệp và người lao động, đồng thời cũng là khoản đầu tư dài hạn vào giá trị con người trong doanh nghiệp.

Cuối cùng, cần xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt với cơ quan thuế, để khi có thanh, kiểm tra, hai bên có thể phối hợp giải trình nhanh, giảm thiểu xung đột không đáng có.

Trân trọng cảm ơn bà!