Vai trò của giám sát trực tiếp với tính gắn kết

Dale Carnegie đã yêu cầu MSW Research thực hiện một nghiên cứu cùng ngành, xuyên quốc gia với 1.500 nhân viên để khám phá sự gắn kết tại nơi làm việc. Nghiên cứu phát hiện ra rằng mặc dù có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn kết, nhưng mối quan hệ cá nhân giữa người quản lý và người báo cáo trực tiếp của họ là có ảnh hưởng nhất.

Người giám sát trực tiếp thực hiện vai trò then chốt trong một quy trình làm việc. Họ kết nối nhân viên với quản lý cấp cao và ngược lại, họ chính là đầu mối thông tin trong một tổ chức. Theo quy trình, quản lý truyền đạt các giá trị và mục tiêu của mình thông qua người giám sát - người có thể giải thích tốt nhất cho các nhân viên về ý nghĩa của những điều này và chúng ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào. Tóm lại, người giám sát trực tiếp phải đảm bảo rằng tiếng nói của nhân viên được lắng nghe, hiểu các mối quan tâm của họ và phản hồi với họ, sau đó chuyển những ý kiến đó đến quản lý cấp cao hơn.

Hành động, cách đối xử, lời nói và quan trọng là cách truyền đạt của người quản lý ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên với công việc và tổ chức. Những nhân viên cảm thấy không hài lòng và thất vọng với người giám sát trực tiếp thường ít nhận định rõ ràng được tầm nhìn của tổ chức và có khả năng vắng mặt hay từ chức cao. Những “nhân viên gắn kết” thì luôn tự hào về công việc của họ, hướng đến mục tiêu của tổ chức và ít có khả năng thay đổi công việc vì nhu cầu tăng lương.

80% nhân viên không hài lòng với người giám sát trực tiếp không gắn kết được với tổ chức

Trong khảo sát của MSW Research, 45% nhân viên thực sự hài lòng với giám sát trực tiếp của họ là có tính gắn kết, và thật đáng ngạc nhiên, có đến 80% nhân viên không hài lòng với người giám sát trực tiếp thì không gắn kết được với tổ chức. Điều này nói lên rằng, mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào mức độ hài lòng của họ với người giám sát trực tiếp.

Một tài liệu chuyên sâu khác của Dale Carnegie Training có tên “Những yếu tố cảm xúc ảnh hưởng đến mức độ gắn kết của nhân viên” đã khám phá ra vai trò của cảm xúc ở nơi làm việc cũng như nhấn mạnh rằng những nhân viên gắn kết thường bộc lộ cảm xúc nhiệt tình, đầy năng lượng, sự tự tin và giá trị dựa trên sự tương tác của họ với người quản lý trực tiếp. Một người giám sát tốt có thể làm cho tất cả nhân viên cảm thấy bản thân có giá trị và tự tin, còn một người giám sát kém gây khó chịu cho nhân viên và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Khi người giám sát thể hiện cảm xúc tích cực, nhân viên có ấn tượng tốt về cả tổ chức. Tương tự, các phản ứng tiêu cực làm giảm năng suất và tinh thần, dẫn đến mất tính gắn kết. Nếu có thể giúp nhân viên ít gắn kết trở nên hoàn toàn gắn kết với tổ chức, kết quả đạt được là cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân sự, giảm số ngày nghỉ phép và vắng mặt.

Làm sao để gắn kết?

Các giám sát viên thường xuyên xuất hiện trong công việc quản lý hàng ngày. Để đạt được sự gắn kết hoàn toàn từ nhân viên, người giám sát trực tiếp cần phải chủ động, thể hiện sự lãnh đạo mạnh mẽ và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Khảo sát của MSW Research chỉ ra rằng, 38% nhân viên tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của người giám sát thì hài lòng với người đó. Hơn một nửa số nhân viên này có tính gắn kết với tổ chức.

62% nhân viên gắn kết nói rằng người quản lý chính là một ví dụ điển hình, làm gương để họ học hỏi

Người giám sát giỏi biết nhân viên cần được phát triển chính xác kỹ năng nào để làm việc hiệu quả. Ví dụ, nhân viên mới cần được hướng dẫn nhiều hơn những người đã làm việc nhiều năm. Trong khi nhân viên đó lạc quan và phấn khởi để sẵn sàng thăng tiến trong công ty, họ lại không chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của mình. Để thành công, họ cần được phản hồi để hiểu những gì họ đang làm là đúng và khuyến khích để giúp họ cải thiện. Giám sát viên trực tiếp có thể biến mức độ nhiệt tình ban đầu thành sự gắn kết bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng cho nhân viên và tổ chức đào tạo họ. 53% nhân viên hoàn toàn gắn kết nói rằng họ đã học hỏi rất nhiều từ người giám sát so với 19% người không có tính gắn kết, theo MSW Research.
Các nhà quản lý thành công dẫn dắt đội ngũ bằng cách làm gương mẫu, điều tạo nên sự nhiệt tình và cảm hứng cho nhân viên làm việc chăm chỉ hơn. Đáng chú ý, 62% nhân viên gắn kết nói rằng người quản lý chính là một ví dụ điển hình, làm gương để họ học hỏi. Giám sát viên ủy thác và tin tưởng nhân viên để thực hiện trao quyền quyết định; 40% những người cảm thấy được trao quyền gắn kết với tổ chức.

Giao tiếp cởi mở và trung thực giữa nhân viên và người giám sát cho phép cả hai đều hiểu rõ hơn về kỳ vọng và hiệu suất công việc của nhau. Những nhân viên cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng bởi người giám sát sẽ tự tin rằng họ có thể nói chuyện tự do mà không sợ bị ảnh hưởng. Ngược lại, một người giám sát không giao tiếp công khai có thể làm mất niềm tin vào các báo cáo trực tiếp của mình và khiến nhân viên nghi ngờ về khả năng của mình hoặc lý tưởng của tổ chức. Giám sát viên biết giao tiếp, tin tưởng và tôn trọng nhân viên của mình sẽ tạo ra mức độ gắn kết cao nhất.

Những tương tác nhất quán, tích cực với nhân viên thúc đẩy tinh thần làm việc theo nhóm và hợp tác. Tuy nhiên, những người giám sát hiệu quả nhận ra phương pháp tiếp cận chung không dẫn đến sự gắn kết hoàn toàn. Ví dụ, tỷ lệ nhân viên thiếu gắn kết trong số các nhân viên đã tốt nghiệp đại học cao hơn những người có bằng tốt nghiệp trung học hoặc cao đẳng. Giám sát viên trực tiếp có thể đảm bảo những nhân viên này cảm thấy được đánh giá cao bằng cách công nhận tài năng của họ. Tương tự như vậy, các nhân viên có trình độ và thu nhập thấp là nhóm thiếu gắn kết nhất. Người giám sát trực tiếp phải đảm bảo những nhân viên này cảm thấy công việc của họ có giá trị và hiểu được sự đóng góp của họ với tổ chức.

Nhân viên nhận thức được giá trị cá nhân thông qua lăng kính của người giám sát trực tiếp. Khi người giám sát công nhận sự đóng góp của nhân viên cùng với những góp ý và khuyến khích, sự tự tin, tính gắn kết và thành tích nhân viên cũng tăng. Việc không nhìn nhận và khen thưởng một công việc tốt có thể tác động tiêu cực đến tinh thần và năng suất của nhân viên. “Nhiều nhân viên nói rằng người giám sát của họ tôn trọng họ, nhưng ít đề cập rằng người giám sát của họ cung cấp phản hồi hoặc khuyến khích cải thiện hiệu quả làm việc. Khía cạnh cuối cùng này chính là điều tạo ra sự tương tác nhiều nhất”, đại diện Dale Carnegie cho hay.

Các nhà quản lý chuyên ngành được trả công để trở nên thân thiết hơn với nhân viên của họ vì điều này làm tăng cường mức độ gắn kết và tạo ra hiệu quả tích cực cho tổ chức. Nhân viên có mối quan hệ tích cực với các giám sát viên biết quan tâm. Chỉ 1/3 số người được hỏi tin rằng người giám sát quan tâm đến cuộc sống cá nhân của họ và 54% trong số này cảm thấy gắn kết, theo MSW Research. Trong số 2/3 người không tin điều này, chỉ có 17% cảm thấy gắn kết. Con số thống kê này chỉ ra rằng, khi bạn là người giám sát trực tiếp, việc tôn trọng, hiểu, đồng cảm, quan tâm đến cuộc sống ngoài công việc của nhân viên là vô cùng quan trọng. Khi nhân viên gắn kết với giám sát trực tiếp và hoàn thành tốt công việc của mình, đó chính là biểu hiện rõ nét nhất về hiệu quả quản lý của người giám sát.