Văn phòng điện tử (Digital – office): Xu thế của doanh nghiệp số

>>EVNHANOI nhiều lợi thế Chuyển đổi số

Số hóa quản trị văn phòng

Công nghệ số đặt ra những đòi hỏi, thách thức đối với công tác quản trị văn phòng hiện nay, làm thay đổi sâu sắc diện mạo của doanh nghiệp, thay đổi phương thức làm việc và cách thức phục vụ khách hàng nội bộ. Việc đưa vào áp dụng chính thức Digital – office – tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động giúp mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình. 

Để trở thành doanh nghiệp số, Tổng công ty Điện lực Miền Nam (EVN SPC) triển khai tới toàn bộ các đơn vị trực thuộc phải sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/ đến (trừ văn bản mật và văn bản không sử dụng chữ ký số).

Bà Đào Ánh Nguyệt, Giám đốc Điện lực Rạch Giá cho biết “Việc chuyển đổi số đã mang đến rất nhiều hiệu quả tích cực. Trước tiên, là khía cạnh của người lãnh đạo có thể giám sát và điều hành công việc một cách tốt nhất, chính xác kịp thời nhất mà không cần phải đến hiện trường thông qua các ứng dụng quản lý. Về phía người lao động thì họ sẽ nâng cao được chất lượng công việc, nâng cao hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ khách hàng tại đơn vị. Về phía khách hàng thì họ sẽ tiếp cận được các công nghệ thông minh, tối ưu nhất”.

Thực tế cho thấy, những tâm lý trước khi triển khai văn phòng điện tử còn một số cá nhân vẫn còn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là một thói quen trong quản lý công việc, nhưng khi triển khai áp dụng rộng rãi đã phá vỡ những thay đổi phương pháp làm việc, cách thức hoạt động, hình thành thói quen mới trong xử lý công việc mang lại môi trường làm việc nhanh gọn. giảm công sức nhân lực kiểm soát cũng như vật tư in ấn, tạo một môi trường làm việc năng động, hiện đại.

Theo bà Nguyễn Thị Thùy Dương Văn thư lưu trữ - Văn phòng Công ty Điện lực Kiên Giang “Là một nhân viên văn phòng, tôi nhận thấy tất cả các công việc hiện nay đều được quản lý trên hệ thống văn bằng số, nhất là việc nhận văn bản đi, văn bản đến hay lưu trữ đều được số hóa kể cả hình thức họp cũng họp qua hội nghị trực tuyến để giúp cho công việc được nhanh chóng và kịp thời tối ưu hóa chi phí”

Ông Nguyễn Phước Đức – Tổng Giám đốc EVN SPC cho biết, Tổng Công ty Điện lực Miền Nam đang hướng đến văn phòng không giấy trong tất cả các văn bản, báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng, đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẽ, lưu trữ dữ liệu thống nhất. Tuy nhiên với sự phát triển như vũ bão của nền công nghệ số, các doanh nghiệp muốn phát triển, muốn vươn xa, bắt kịp xu hướng chung của thời đại thì bắt buộc phải chuyển đổi để đáp ứng những đòi hỏi thực tiễn của công việc, của đối tác, đặc biệt là những đối tác nước ngoài. Bên cạnh đó, sự phát triển của những phần mềm văn phòng điện tử với giao diện dễ sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật cũng là những yếu tố thúc đẩy các doanh nghiệp ngày càng tiến gần hơn, lựa chọn văn phòng điện tử thay cho văn phòng truyền thống.

>>Nền tảng MISA AMIS giúp doanh nghiệp nâng cao mức độ chuyển đổi số

Số hóa đem lại lợi ích về kinh tế

Theo các chuyên gia chuyển đổi số, văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động.

Ngoài ra, văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.

Theo báo cáo của EVN SPC, Trong 2 năm liên tiếp (2021 – 6 tháng 2022), Tổng công ty tại khối cơ quan nhận định mỗi năm đã xử lý gần 50.000 văn bản, nhận khoảng 31.059 và gửi đi 18.128 là văn bản điện tử, tiết kiệm hàng hàng tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trong đó, theo kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị giai đoạn 2022-2025, EVN SPC tiếp tục đẩy mạnh truyền thông và nhận thức chuyển đổi số trong toàn CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thực hiện và lưu trữ hồ sơ điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNSPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).

Năm 2022, với chủ đề “Thích ứng an toàn, linh hoạt và hiệu quả”, công tác chuyển đổi số toàn diện các lĩnh vực đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn Tổng công ty, thông qua việc triển khai các ứng dụng công nghệ mới đã giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí để EVN SPC quyết liệt chuyển đổi số các lĩnh vực,  tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc vô cùng chuyên nghiệp.