Xây dựng chương trình cố vấn cho cộng đồng: Kinh nghiệm từ SME Mentoring

>> DIỄN ĐÀN CỐ VẤN KHỞI NGHIỆP: Hướng đi mới nhằm đa dạng hóa đội ngũ cố vấn khởi nghiệp tạo tác động xã hội

Chúng ta chứng kiến khái niệm mentoring (cố vấn) trở nên thịnh hành, được áp dụng rộng rãi trong môi trường kinh doanh, khởi nghiệp, học đường,… tại Việt Nam trong vài năm gần đây; không chỉ vì chất mà cả về lượng. Tuy nhiên, số lượng chương trình mentoring tồn tại và phát triển bền vững thì lại đếm trên đầu ngón tay. Vậy câu hỏi đặt ra: Liệu xây dựng chương trình mentoring cho cộng đồng khởi nghiệp, doanh nhân sẽ dễ dàng hay đầy khó khăn? 

Không dễ có để trả lời rõ ràng và tự tin cho câu hỏi trên. Nhưng thay vào đó, chúng ta sẽ kể lại câu chuyện của chương trình mentoring mang tên SME Mentoring 1on1.  Chúng ta sẽ tìm hiểu quá trình phát triển chương trình cố vấn của tổ chức này, ngay từ thời điểm sơ khai ban đầu, cho đến giai đoạn trưởng thành và phát triển bền vững của ngày hôm nay. Với từng giai đoạn, chúng tôi sẽ chia sẻ những bài học, kinh nghiệm, cũng như những khuyến nghị để những ai quan tâm có thể tự rút ra câu trả lời cho riêng mình. 

Bắt đầu từ số 0 …

Vào 2011, nhóm sáng lập với “Kế hoạch đưa khái niệm cố vấn về Việt Nam cho cộng đồng doanh nhân, khởi nghiệp” đã chiến thắng tại cuộc thi khởi nghiệp do Bộ Ngoại Giao Hoa Kỳ tổ chức trên thế giới dành cho các cựu học sinh tại Hoa Kỳ. Chương trình SME Mentoring 1 on 1 chính thức ra đời. Chương trình nhận được 20,000 USD để tổ chức chương trình (hành trình cố vấn kéo dài 12 tháng, mỗi mentee sẽ có riêng cho mình mentor, mỗi tháng gặp nhau 1 lần, một lần tối thiểu 60 phút) tại Tp. Hồ Chí Minh và Hà Nội. Do khái niệm cố vấn vào thời điểm đó còn rất mới, chương trình đã dành phần lớn ưu tiên và ngân sách để làm hoạt động truyền thông, tổ chức sự kiện giới thiệu về chương trình, khái niệm và lợi ích của mentoring, cũng như tuyển mentor và mentee.

Bài học rút ra:

Khi triển khai khái niệm còn mới, phân bổ phần lớn ngân sách cho truyền thông có thể dễ dàng dẫn đến mất cân đối ngân sách; nhất là khi chương trình vận hành theo tiêu chí phi lợi nhuận. Chương trình có thể chết yểu một cách không cần thiết.

Tìm cách giải bài toán Con Gà - Quả Trứng, mentor hay mentee nên có trước? Số lượng mentee, hay nói cách khác, nhu cầu tìm mentor, luôn đa phần nhiều hơn, nên thời điểm sơ khai hãy tập trung phát triển nhóm mentor nòng cốt.

Nhóm mentor nòng cốt sẽ đến từ mối quan hệ cá nhân của Ban tổ chức (BTC). Hoạt động truyền thông không mang đến hiệu quả và gây lãng phí.

Khuyến nghị:

Làm rõ vai trò và thành phần của BTC, cũng như quy định sơ bộ về cấu trúc chương trình. Thành phần BTC nên bao gồm những cá nhân có uy tín, ảnh hưởng trong môi trường kinh doanh tại địa phương. Tốt hơn nữa, nếu thành phần BTC đã từng có trải nghiệm cố vấn trong bất luận vai trò nào (mentee, mentor);

BTC với uy tín, ảnh hưởng cá nhân nên phụ trách hoạt động tìm kiếm và tuyển mentor (bên cạnh chân dung mentor, đây sẽ là những cá nhân có mối quan hệ với thành viên BTC, tin tưởng vào uy tín BTC, sẵn sàng chung tay xây dựng chương trình từ thời sơ khai với nhiều thứ chưa sẵn sàng, hoàn hảo…);

Liên hệ với những chương trình cố vấn có thâm niên, đã chứng minh hiệu quả trong cộng đồng để nhờ hỗ trợ kỹ thuật, giới thiệu cá nhân tiềm năng có thể tham gia trong vai trò cố vấn kỹ thuật cho chương trình, mentor hoặc thành viên BTC.

Từ số 0 đến số 1:

Khi đã có những mentor và mentee đầu tiên tham gia chương trình, SME Mentoring 1on1 có cơ sở và quyết định làm 2 việc:

Quản lý chất lượng chương trình (nội dung huấn luyện cho mentor và mentee, chăm sóc cộng đồng, …);

Mở rộng quy mô chương trình. 

Bài học rút ra:

Nên chỉ tập trung vào 2 ưu tiên: giúp các cặp mentor và mentee đi hết hành trình cố vấn; tạo sự hứng thú và giá trị để mentor tiếp tục tham gia chương trình cho các kỳ cố vấn tiếp theo;

Các ưu tiên có thể được đo lường qua các tiêu chí: tỉ lệ cặp mentor và mentee đi hết hành trình cố vấn, tỉ lệ dừng lại giữa đường; tỉ lệ dừng lại trong 6 tháng đầu tiên, tỉ lệ dừng lại trong 6 tháng cuối, tỉ lệ mentor tiếp tục tham gia chương trình;

Hoàn thiện vai trò BTC, công việc và trách nhiệm của từng thành viên trong BTC, nội dung chương trình, giữ chân mentor nên được ưu tiên hơn mở rộng quy mô.

Khuyến nghị:

Đừng quá lo lắng hay chú trọng vào số lượng đầu vào mentor và mentee trong vài năm đầu tiên triển khai chương trình. Dưới 10 cặp/mùa cố vấn cũng có thể là con số đẹp đủ để tạo nền móng, đủ để rút kinh nghiệm dọc đường và tiến hành những điều chỉnh cần thiết để quản lý chất lượng, cũng như năng lực điều hành chương trình.

Từ số 1 trở đi:

Hình thành cơ sở phát triển

Thành phần nòng cốt (thành viên BTC, mentor) gắn bó với chương trình trên 2 năm, những câu chuyện, trường hợp điển hình hành trình cố vấn chính là những nền móng đầu tiên và quan trọng nhất cho chương trình SME Mentoring. Điều này cho phép chương trình chuyển hướng sang:

Nâng cấp nội dung huấn luyện cố vấn dành cho mentor và mentee;

Cách thức thu hút, tuyển mentor, mentee và ghép cặp;

Những giá trị cộng thêm cho cộng đồng (sự kiện, ưu đãi, …);

Cơ cấu lại ngân sách để hướng đến việc tự đứng vững về mặt tài chính. 

Bài học rút ra:

Thành phần nòng cốt nên bao gồm những cá nhân chia sẻ chung giá trị chương trình, bỏ công sức, nguồn lực đóng góp cho chương trình mà không cần động lực thu lại về tài chính;

BTC quản lý quan hệ với mentor, mentee cũng giống như cách chăm sóc khách hàng lớn. Sự quan tâm mang tính cá nhân từ phía BTC với cộng đồng mentor và mentee là rất thiết yếu để duy trì niềm vui, động lực mọi người tiếp tục hành trình cố vấn.

Khuyến nghị:

Xây dựng cộng đồng mentor và mentee đòi hỏi thành viên BTC thực hiện nhiều công việc nhỏ, không tên để phát triển và duy trì mối quan hệ với mentor, mentee, cộng đồng tiềm năng. Cẩn trọng khi để nhân sự cấp thấp, tuổi đời còn quá trẻ phụ trách quản lý quan hệ cộng đồng mentor và mentee.

Ưu tiên cải thiện tỉ lệ trên 70% mentor có kinh nghiệm gắn bó với chương trình ít nhất 2 năm. 2 năm là con số được kiểm chứng để cho thấy mentor thích chương trình, muốn gắn bó, tìm thấy niềm vui và giá trị cố vấn và cũng định hình phong cách cố vấn của mình trong ngữ cảnh chương trình. 

Nền tảng tăng trưởng:

Tỉ lệ mentor gắn bó với chương trình trên 2 năm đạt trên 70%, tỉ lệ mentee đi hết hành trình 12 tháng cố vấn đạt trên 80%. Đây là 2 tiêu chí giúp cộng đồng tin vào giá trị cố vấn và hiệu quả chương trình. Nhờ vậy, bên cạnh các hoạt động luôn được cải tiến: nội dung huấn luyện, hình thức tạo giá trị gia tăng cho thành viên, … SME Mentoring 1 on 1 hướng đến sự độc lập về tài chính và tăng trưởng số lượng mentor và mentee hằng năm.

Bài học rút ra:

Khi giá trị cố vấn và uy tín chương trình được kiểm chứng, sự hỗ trợ và cộng tác từ cộng đồng (mạng lưới mentor, mentee, doanh nhân, tổ chức, …) đối với chương trình cũng nhiều hơn. Điều này cũng giúp cơ cấu chi phí vận hành chương trình được tiết giảm và tối ưu hơn. Nguồn thu chủ yếu vẫn dựa vào hội phí để trang trải chi phí căn bản.

Bên cạnh sự cải thiện các tiêu chí trên, việc gia tăng mentor, mentee, mạng lưới đối tác tạo thành hiệu ứng quả cầu tuyết trong truyền thông và tăng trưởng của chương trình.

Khuyến nghị:

Sử dụng tiêu chí mentor gắn bó chương trình, mentee hoàn thành chương trình, câu chuyện người thật, việc thật làm nền tảng cho tăng trưởng chương trình; không nên chỉ dựa vào truyền thông, sự kiện. 

Mentoring không còn xa lạ ở Việt Nam. Hiệu quả đã được kiểm chứng ở các ngữ cảnh, môi trường đa dạng khác nhau. Thử thách có lẽ không còn nằm ở cách thức, mà chủ yếu phụ thuộc vào sự kiên nhẫn, chỉnh chu và khiêm nhường của BTC.