“Chìa khóa” triển khai thành công hóa đơn điện tử

 Báo DĐDN đã có cuộc trao đổi với ông Lê Quang Anh- Phó Giám đốc Khối Dịch vụ Khách hàng Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xung quanh vấn đề này?

- Thưa ông, trong giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, nhất là khu vực doanh nghiệp SME thường gặp phải những khó khăn gì?

Ngay từ năm 2011 Thái Sơn đã triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước, Thái Sơn hiểu rõ khó khăn mà doanh nghiệp hay gặp phải. Đầu tiên chính là từ thói quen sử dụng hóa đơn giấy và tâm lý ngại thay đổi của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thỏa hiệp với hạn chế của hóa đơn giấy dẫn đến tâm lý ngại sử dụng phần mềm, công nghệ và lo lắng hóa đơn điện tử sẽ gây khó khăn khi sử dụng.

Do vậy, để áp dụng hóa đơn điện tử thành công, điều đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ việc đầu tư cho một hệ thống cơ sở dữ liệu đạt tiêu chuẩn sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả quản lý và kinh doanh trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lựa chọn giải pháp tiết kiệm hơn khi sử dụng phiên bản web của  Công ty Thái Sơn và 1 số doanh nghiệp đã được Tổng cục Thuế cấp phép với chi phí đầu tư rất hợp lý mà không cần đầu tư hạ tầng, thiết bị lưu trữ dữ liệu.

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn băn khoăn về vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu của hóa đơn điện tử, đường truyền kết nối mạng internet khi tương tác với đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử sẽ được hỗ trợ để giải quyết nhanh nhất…

- Để triển khai dịch vụ HDĐT thành công theo tinh thần của Nghị định 119/2018-NĐ - CP, Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, ông có thể cho biết doanh nghiệp cần lưu ý những gì trong quá trình triển khai và thực hiện?

Để triển khai hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp nên có những bước chuẩn bị tốt nhất để triển khai đó là, việc đầu tiên các doanh nghiệp phải liên hệ với cơ quan thuế quản lý cũng như các nhà cung cấp phần mềm về hóa đơn điện tử để được tư vấn và nắm vững các quy định ban hành hiện tại hướng dẫn việc áp dụng hóa đơn điện tử. Thông qua các nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp được tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình quản lý của doanh nghiệp với chi phí đầu tư tối ưu nhất.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp khu vực SME, doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ việc áp dụng hóa đơn điện tử rất dễ dàng và nhanh chóng, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động tầm trung trở lên thì thường có nhu cầu tích hợp hóa đơn điện tử với các hệ thống quản lý nội bộ như hệ thống phần mềm kế toán, ERP, SAP… sẽ cần thời gian chuẩn bị cho việc triển khai do phải thực hiện các công việc tích hợp đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử với các hệ thống quản lý nội bộ khác. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt nhất các điều kiện hạ tầng về công nghệ thông tin để phục vụ cho việc triển khai tích hợp hóa đơn điện tử được thuận lợi.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các chính sách, quy định, thay đổi mới về hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan để chấp hành đúng các quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

- Trong thời gian gần 10 năm triển khai phần mềm hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp,Thái Sơn đã hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào trong công tác triển khai hóa đơn điện tử?

Tại Việt Nam, khi mới triển khai hóa đơn điện tử là lĩnh vực khá hoàn toàn mới mẻ, do vậy thời gian qua Thái Sơn đã tích cực đồng hành cùng ngành thuế trong công tác tuyên truyền, phổ biến hướng dẫn về hóa đơn điện tử thông qua các buổi hội nghị, hội thảo chuyên đề cũng như các chương trình tập huấn nhằm từng bước chia sẻ, tháo gỡ những khó khăn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử.

- Xin cảm ơn Ông!