Có nên bỏ hẳn con dấu doanh nghiệp?

Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiếp tục lấy ý kiến Dự thảo Luật Doanh nghiệp sửa đổi. Đây được xem là đạo luật có tác động cực lớn tới cộng đồng doanh nghiệp. Một trong những trọng tâm sửa đổi đáng chú ý lần này chính là câu chuyện con dấu doanh nghiệp.

Diễn đàn Doanh nghiệp có cuộc trò chuyện với Luật sư Đặng Văn Cường, Đoàn luật sư Thành phố Hà Nội.

-Luật Doanh nghiệp 2014 quy định mỗi doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình (Điều 44). Quy định này dường như đặt mục tiêu lộ trình tiến tới bỏ hẳn con dấu, thưa ông?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn hiện hành thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.

Trước đây, khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 chưa ra đời thì Luật Doanh nghiệp 2005 cũng có quy định về con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên quy định này có phần chặt chẽ hơn khi doanh nghiệp phải có con dấu riêng; con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp; đồng thời hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ. Như vậy có thể thấy, quy định hiện nay đã có sự nới lỏng trong việc quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp.

Theo đó, doanh nghiệp có thể tự mình thiết kế con dấu với nội dung, mẫu mã đa dạng, chỉ cần trong con dấu có hai thông tin cơ bản là mã số và tên của doanh nghiệp. Miễn là, khi thay đổi mẫu dấu thì doanh nghiệp phải thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh chứ không phải chịu sự ràng buộc, quản lý của Cơ quan công an như trước đây. Quy định này có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch liên quan mà cần sử dụng đến con dấu, tránh các thủ tục hành chính rườm rà.

Bởi lẽ trước đây, nhiều trường hợp con dấu bị chiếm đoạt khiến cho doanh nghiệp loay hoay, không thể thực hiện được các giao dịch và mất rất nhiều thời gian để thực hiện thủ tục xin cấp lại con dấu. Không những thế, trong nhiều tranh chấp giữa các thành viên doanh nghiệp dẫn đến người đại diện theo pháp luật không bàn giao con dấu, khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn và phải nhờ đến việc giải quyết của Tòa án.

Như vậy, có thể thấy việc quản lý con dấu trước đây khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên, hiện nay quy định số lượng, hình thức con dấu do doanh nghiệp tự quyết đã giúp cho doanh nghiệp linh hoạt, dễ dàng hơn trong việc sử dụng con dấu trong hoạt động của mình, đồng thời cũng làm hạn chế các tranh chấp, các giao dịch phát sinh liên quan đến việc quản lý, sử dụng con dấu. Có thể thấy quy định này còn mang ý nghĩa dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp hơn là một yếu tố có tính pháp lý.

Con dấu sẽ không còn được coi là dấu hiệu quan trọng nhất để xác định giá trị pháp lý của các văn bản. Còn việc quy định bỏ con dấu thì cần phải có lộ trình nghiên cứu, lấy ý kiến và phải phù hợp với các văn bản khác có liên quan như Bộ luật hình sự hiện nay vẫn có quy định tội danh về làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức. Nếu quy định về việc bỏ con dấu thì cũng cần sửa đổi các văn bản pháp luật khác có liên quan.

-Ông đánh giá thế nào về việc sử dụng chữ ký số thay thế thói quen dùng văn bản có con dấu và chữ ký thông thường trong doanh nghiệp hiện nay, thưa ông?

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết dịch vụ công trực tuyến là thật sự cần thiết, phù hợp với sự phát triển xã hội, góp phần đổi mới phương thức hoạt động, làm việc theo hướng hiện đại, thiết thực, giải quyết kịp thời, nhanh chóng các thủ tục hành chính. Do đó, việc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đem nhiều lợi ích trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, tránh mất thời gian rườm rà.

Tuy nhiên, ở nhiều địa phương trang thiết bị chưa đầy đủ cũng như việc tập huấn cán bộ chưa tốt cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết dịch vụ công trực tuyến còn hạn chế. Các đơn vị, các cơ quan vẫn còn dùng văn bản giấy và sử dụng chữ ký truyền thống, chưa ứng dụng chữ ký số để trao đổi văn bản qua mạng.

Vì vậy, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quen dùng chữ ký số và vẫn thực hiện thủ tục theo phương thức truyền thống.

-Nếu sửa Luật Doanh nghiệp lần này chưa thể bỏ hẳn con dấu thì chúng ta cần những giải pháp nào để có thể hạn chế tình trạng trên, thưa ông?

Khi cơ chế pháp luật càng thông thoáng thì doanh nghiệp càng phải chủ động xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, xây dựng cơ chế quản lý dấu hiệu quả tại Điều lệ của doanh nghiệp, đồng thời cần thiết xây dựng Quy chế quản lý và sử dụng con dấu riêng để tránh lạm dụng việc sử dụng con dấu.

Ngoài ra, cần sử dụng chữ ký số một cách linh hoạt, hiệu quả nhằm thực hiện nhanh chóng các thủ tục, hạn chế việc sử dụng con dấu cũng giảm thiểu thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.

-Xin cảm ơn ông!