Công chứng điện tử - bước tiến dài trong lộ trình Chính phủ 4.0

Xây dựng, cải tiến, hoàn thiện cổng dịch vụ công điện tử quốc gia là một trong những chủ trương hàng đầu của chính phủ trong lộ trình số hóa dữ liệu nhằm cải cách thủ tục hành chính, nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động quản lý của chính quyền. 

Sơ bộ khá nhiều dịch vụ đã được triển khai trên cổng dịch vụ công quốc gia và địa phương, đem lại lợi ích lớn không chỉ cho nhiều người dân, doanh nghiệp mà còn cho cả bộ máy chính quyền các cấp.

Tiếp nối tinh thần đó, mới đây, lãnh đạo Chính phủ đã chỉ đạo các bộ ban ngành liên quan nghiên cứu, xây dựng và triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, nhằm hỗ trợ chính quyền các cấp cung cấp dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Dù chưa rõ cụ thể hoạt động chứng thực điện tử này sẽ được triển khai ra sao, qui mô đến đâu và ở những hạng mục nào, do vẫn còn đang trong khâu chuẩn bị, nghiên cứu, đề xuất, tuy nhiên nhìn lại khối lượng dịch vụ công chứng đồ sộ đang diễn ra mỗi ngày xưa nay, cũng như sự phức tạp trong hoạt động công chứng, có thể thấy chủ trương thực hiện công chứng điện tử thực sự là một bước tiến dài trong lộ trình chính phủ điện tử, một bước tiến thể hiện sâu sắc tinh thần quyết tâm xây dựng chính quyền 4.0.

Sở dĩ chứng thực điện tử có thể coi là một bước tiến dài, bởi nó tác động đến đủ ngành nghề, đối tượng trong xã hội. Vô số các hoạt động, giao dịch trong cuộc sống mỗi ngày cần đến hoạt động công chứng. Khắp các địa phương đều cần đến dịch vụ công chứng. 

Vì vậy, khi ‘chuyển’ được các hoạt động này lên nền tảng số, khối lượng công việc và người tham gia khổng lồ sẽ được đơn giản hóa hơn rất nhiều. Chỉ cần một ‘cổng’, một đầu mối giải quyết online cho mọi nhu cầu đến từ các địa phương khác nhau và các lĩnh vực khác nhau, đó quả là một viễn cảnh đáng để hi vọng, một sự thay đổi lớn lao đáng để mong chờ.

Bên cạnh đó, hệ thống hồ sơ, chứng từ đồ sộ ở các phòng, đơn vị công chứng có thể dễ dàng giảm tải, chuyển qua lưu trữ trên ‘đám mây’. Nếu đảm bảo được an toàn, an ninh mạng, các file hồ sơ dùng giấy in truyền thống dần dần sẽ bị thay thế và như thế xã hội có thể tiết kiệm được nguồn tài nguyên vô cùng lớn.

Đặc biệt, với một hoạt động đặc thù cần sự chính xác tuyệt đối như công chứng, rõ ràng máy móc - hay ở đây là trí tuệ nhân tạo - có thể làm tốt hơn con người. ‘Công chứng viên máy tính’ sẽ gần như không mắc lỗi ‘nhầm số’, ‘nhìn nhầm’, ‘sót dữ liệu’ như đã từng xảy ra với công chứng viên là con người. 

Với các văn bản phức tạp nhiều dữ liệu, con số, hay hình ảnh chi tiết, chắc chắn máy móc càng có hiệu suất làm việc và tính chính xác hơn. Sự ‘phức tạp’, nhạy cảm do khả năng thực hiện của con người trong hoạt động công chứng cũng có thể dễ dàng bị loại bỏ bởi trí tuệ nhân tạo. 

Tất nhiên máy vẫn cần người điều khiển, giám sát, và người thực hiện có thể sai sót, nhưng rõ ràng máy tính và con người có thể bổ trợ cho nhau làm nên một cuộc ‘cách mạng’ trong lĩnh vực chứng thực này. Hoàn toàn không khó để hình dung công chứng điện tử sẽ tạo ra những thay đổi lớn lao đến đâu trong lĩnh vực chứng thực nói riêng và lĩnh vực dịch vụ công nói chung.

Một ví dụ nhỏ, như trường hợp công chứng hợp đồng mua bán nhà đất. Khi dịch vụ chứng thực điện tử được triển khai, người mua và bán chỉ cần đại diện gửi email hợp đồng đến bộ phận công chứng. Máy sẽ tự động tạo ra bản sao giống hoàn toàn bản gốc đồng thời lưu hồ sơ gốc trên hệ thống. Hồ sơ này sau đó được gửi đến các cơ quan liên quan như thuế, tài nguyên môi trường… mà các chủ thể hợp đồng không hề cần xuất hiện. Vô cùng đơn giản!

Dịch vụ công chứng điện tử nếu triển khai tốt thậm chí còn có thể thúc đẩy các ngành liên quan khác cùng hoàn thiện số hóa dữ liệu và qua đó khép kín qui trình dữ liệu, tạo thuận lợi lớn cho công tác quản lý của nhà nước. Đó cũng là lý do mà nhiều quốc gia như Pháp, Ý, Hàn Quốc… đã triển khai chứng thực điện tử từ lâu, dù ở nhiều qui mô khác nhau.

Chứng thực điện tử có thể dễ dàng thể hiện tính ưu việt của nó. Nên, rất hi vọng sẽ được các bộ ban ngành tích cực bắt tay nghiên cứu và sớm đưa vào triển khai đúng theo chủ trường của chính phủ, và hi vọng chứng thực điện tử thành công sẽ là nền tảng vững chắc để các dịch vụ khác ‘tự tin’ trong công cuộc số hóa, giúp hệ thống quản lý chính quyền ngày càng hoàn thiện hơn.